Die aktuelle Lage
Aktuell müssen aufgrund der Corona-Krise zahlreiche mittelständische Firmen Auftragseinbrüche, Umsatzrückgänge und somit auch Gewinneinbußen sowie Liquiditätsengpässe hinnehmen. In den kommenden Tagen und Wochen wird sich zeigen, ob die alte Faustregel gilt: »Schlechte Zeiten für das Unternehmen sind gute Zeiten für Controller«. Denn genau in diesen turbulenten Zeiten können Controller mit Ihren Fähigkeiten als Data-Scientist, Navigator und Business Partner des Managements glänzen.
Was heißt das konkret für Controller?
- Im Reporting die Auswirkungen der Krise auf Ergebnis und Liquidität zeitnah zu berichten und besonders kritische Entwicklungen aufzuzeigen.
- Durch gutes Liquiditäts-Management eine ausreichende Liquidität sicherzustellen.
- Auf der Basis einer detaillierten Kenntnis der Kostenstrukturen Einsparpotenziale zu erkennen und die Investitionen zu identifizieren, die zunächst verschoben werden können.
- Last but not Least: Sich auf das Wesentliche fokussieren.
Da gerade in Krisenzeiten flexible Szenario-Planungen von Vorteil sind die konkrete Fragen wie „Wie lange kann ich ohne Umsätze die Gemeinkosten bedienen (Liquiditätsreichweite)“ oder „Mit welchen meiner Produkte erwirtschafte ich aktuell noch hohe Deckungsbeiträge?“ und „Was sind aktuell die richtigen Stellschrauben um mein Unternehmen auf Kurs zu halten und den Gewinn positiv zu beeinflussen?“.
Um diese Fragen valide zu beantworten können renommierte Modelle wie ABC- oder Portfolio-Analysen, eine transparente BWA sowie Liquiditätsübersicht oder Verfahren aus der Stochastik wie die Monte-Carlo-Simulation zielführende Controlling-Instrumente sein. In diesem Artikel möchte ich Ihnen eine der flexibelsten Auswertungen von Massendaten vorstellen. Die Pivot-Tabellen.
Das Controller-Dreh-Werkzeug Pivot.
Gerade in stürmischen und trüben Zeiten ist eine klare transparente Übersicht der erste wichtige Schritt um die richtigen Stellschrauben und Hebel zu finden. Dazu bieten Pivot-Tabellen eine wunderbare Möglichkeit Massendaten so zu „drehen“ bis man „Zusammenhänge“ und das „große Ganze“ klar erkennen kann. Wenn Sie einmal die Funktionsweise von Pivot-Tabellen verstanden haben können Sie in drei Schritten Ihr flexibles Pivot-Unternehmens-Auge aufbauen um eine klare transparente Übersicht zu gewinnen.
Die drei Schritte zu Ihrem Pivot-Werkzeug
Die Abbildung am Ende dieses Beitrags zeigt Ihnen diese drei Schritte als One-Pager-Übersicht:
Schritt eins – Führen Sie alle relevanten Datensätze zusammen.
Schritt zwei – Entwickeln Sie konkrete Fragestellungen wie „welches Produkt bringt mir den höchsten Deckungsbeitrag“ oder „Welches Produkt hat den höchsten Absatz“ etc.
Schritt drei – Erstellen Sie die passenden Pivot-Tabellen, die alle Ihre Fragen beantworten.
In der Umsetzung liegt die Herausforderung
Obwohl die drei Schritte zu Ihrem aktualisierbaren Pivot-Werkzeug sich kurz und einfach anhören ist dies in der Praxis nicht der Fall, da Zeitdruck und aufkommende Hindernisse entstehen können. Nichts desto trotz lohnt sich der Aufwand, da Sie Ihr einmal erstelltes Pivot-Werkzeug immer wieder aktualisieren und dank Excel flexibel anpassen können, so dass es auch wachsen kann. In meiner Arbeit als Trainer und Interim-Manager habe ich die Erfahrung gemacht, dass viele Mitarbeiter die Möglichkeiten von Pivot unterschätzen oder gar nicht kennen, daher empfehle ich Ihnen diese Expertise gezielt für Ihr Unternehmen im Rahmen eines Projektes einzukaufen oder sich mittels Excel-Tipps oder Einzel Coachings selbst weiterzubilden, damit auch Sie mit Ihrem Unternehmen die richtigen Stellschrauben erkennen und auf Kurs bleiben.
Es grüßt Sie herzlich
Ihr Ralf Greiner - Excel Online Trainer
RALF GREINER SEMINARE + PROJEKTE
